Kako Legalistik alati smanjuju papir za 90%

Efikasno upravljanje advokatskom kancelarijom podrazumeva prelazak na poslovanje bez papira (ili bar što manju njegovu upotrebu). Legalistik nudi niz alata koji omogućavaju advokatima da smanje upotrebu papira i povećaju efikasnost.

Digitalna dokumentacija

Prelaskom na digitalne dokumente, smanjuje se potreba za kupovinom papira, tonerom za štampače, skladišnim prostorom i drugim kancelarijskim materijalom. To direktno smanjuje operativne troškove kancelarije. Pored toga:

• Jednostavno je pretraživanje i pristup: Digitalne dokumente moguće je brzo i jednostavno pretražiti i pristupiti im sa udaljenih lokacija. Više nećete morati prolaziti kroz hrpe papira da biste pronašli potrebne informacije.
• Sigurnost i backup: Digitalni dokumenti se mogu jednostavno backup-ovati odnosno izrađivati njihova sigurnosna kopija, čime se smanjuje rizik od gubitka važnih informacija usled fizičkog oštećenja ili krađe.

Skenirajte ulazne dokumente ili, još jednostavnije, prebacite ih iz portala sudova kod sebe i imajte sve dokumente dostupne “na klik”, bilo da ste za računarom ili na mobilnom telefonu.

Elektronske fakture

Statistika govori da se gotovo 50% faktura plati na dan slanja fakture. Proces naplate u advokatskim firmama često uključuje dodatnu papirologiju (i vreme), od kreiranja faktura, slanja klijentima, do čekanja da klijenti pošalju uplatu. Legalistik omogućava:

• Smanjenje troškova: Eliminacija papira, poštanskih troškova i manuelnog rada.
• Brže izdavanje i slanje: Fakture se generišu i šalju elektronski putem (email), smanjujući vreme potrebno za administraciju.
• Online plaćanja: Klijenti mogu platiti fakture putem online bankarstva, što ubrzava proces naplate.

Elektronske fakture ne samo da povećavaju efikasnost već i omogućavaju brže ostvarivanje prihoda. Vaše je samo da elektronski generišete fakturu unutar Legalistika, pošaljete na email klijenta i nakon uplate označite fakturu kao plaćenu. Tako imate potpunu kontrolu i statistiku svih potraživanja ili naplaćenih faktura.

Kalendar

Prestanite sa ručnim upisom u svoje lične rokovnike, koje onda prepisujete u zajedničku knjigu obaveza. Online kalendar pruža sledeće benefite:

• Centralizovano upravljanje: Svi sastanci i ročišta su dostupni na jednom mestu.
• Automatska obaveštenja: Podsetnici osiguravaju da se važni događaji ne zaborave. Vaš računar ali i vaš telefon će vas obavestiti o svim nadolazećim obavezama.
• Ekološki pristup: Eliminacija papirnih kalendara smanjuje upotrebu papira.

Saveti

• Skenirajte svaki bitan papir u trenutku ulaska u kancelariju
• Smanjite štampu: Ovo je lakše reći nego učiniti, posebno za sastanke. Međutim, naviknite se da koristite laptop ili tablet za pregled svojih dokumenata sa servera kao i za unos zabeleški
• Razmenjujte dokumente digitalno: Šaljite dokumente e-mailom kada god je to moguće. Deljenje dokumenata digitalno je danas mnogo lakše nego što je bilo pre nekoliko godina. Danas svi imaju pametan telefon ili laptop koji je stalno uz njih.
• Podatke i dokumente koje imate na portalima sudova nemojte štampati. Uvek im možete pristupiti online.

Zaključak

Korišćenjem Legalistik alata, advokatske kancelarije mogu značajno smanjiti upotrebu papira, povećati efikasnost i smanjiti troškove. Digitalna transformacija nije samo korak ka modernizaciji već i doprinos očuvanju životne sredine.

Za više informacija o alatima koje Legalistik nudi, posetite Legalistik alate.

Proverite cene i pakete, isprobajte kalkulator rokova ili zakažite besplatnu online prezentaciju svih modula.