Kako poboljšati komunikaciju sa klijentima

Percepciju vaših klijenata o vama i vašem poslovanju oblikuje svaka komunikacija koju imate s njima. Efikasnu komunikaciju s klijentima ne treba olako shvatiti već ju je potrebno konstantno izgrađivati da bi advokatska kancelarija imala što bolju reputaciju koja, naposletku, zavisi od iskustava vaših klijenata.

Svaki kontakt koji imate sa svojim klijentima – od prvog telefonskog poziva ili sastanka, do kraja rada na slučaju, pruža vam priliku da izgradite osećaj kod klijenta da ste fokusirani na njih i njihov predmet.

Klijenta naravno najviše zanima finalni rezultat, ali statistika govori da značajan deo klijenata prekida saradnju baš kao rezultat loše komunikacije. A negativno iskustvo jednog, dovodi do gubitka mnogih potencijalnih klijenata.

Zbog loše komunikacije, klijenti veruju da njihov advokat ne brine ili ne razume njihov slučaj, što znamo da nije istina, ali klijenti često ne shvaćaju ogromnu količinu posla koju obavljaju advokati.

U nastavku ćemo navesti neke prakse koje su se pokazale kao najbolje za poboljšanje komunikacije sa klijentom:

Saslušajte klijenta

Umesto da slušate da biste odgovorili, slušajte da biste razumeli. Pažljivo slušajte razmišljanja i probleme vašeg klijenta dok ne završe. Zatim postavljajte pitanja kako biste još bolje razumeli ali i da bi klijenti znali da ste bili skoncentrisani na njihovo izlaganje.

Komunicirajte jasno

Izbegavajte upotrebu pravnog jezika kada razgovarate s klijentima. Umesto toga, držite se jednostavnog jezika i ostavite prostor svojim klijentima da postavljaju pitanja o svemu što ne razumiju. Što više razumiju, klijenti se osećaju bolje povezanima.

Redovno informišite klijenta

Obaveštavajte redovno klijente o statusu predmeta, kašnjenjima ili komplikacijama koje mogu uticati na ishod predmeta. Korišćenje email poruka, ali i aplikacija koje uključuju pristup za klijente, umnogome bi olakšalo i automatizovalo informisanje klijenata. Legalistik aplikacija omogućuje advokatima da klijente obaveštavaju o statusu predmeta preko web pristupa za klijente.

Odvojite vreme za klijenta

Odgovarajte na telefonske pozive koje ste propustili što pre a dužinu razgovora što kraćom. Ako vam je potrebno više vremena, zakažite sastanak. Kod pisanja email-a, vodite računa o sledećim stvarima:

• Uvek proverite adresu primaoca
• Ne šaljite poverljive informacije, za to koristite web pristup za klijente.
• Proverite pravopis
• Budite kratki i jasni
• Budite pozitivni

Ne navodite klijenta na nerealna očekivanja

Iako se može činiti očiglednim, ovo je mudar savet jer advokati često nenamerno navode na nerealna očekivanja klijenta tokom inicijalnih konsultacija. Uzdržavanje da se odmah pominju određeni brojevi jedan od načina da se spreči ova greška jer spominjanje određene brojke daje vašim klijentima nešto na što se mogu osloniti kada stvari ne idu onako kako ste se nadali.

Učinite informacije dostupnim za potencijalne klijente

U sadašnje vreme, svaka kancelarija koja nema neku vrstu internet prezentacije u velikom je zaostatku za drugima. Kako biste izbegli da potencijalni kupci budu frustrirani dok pokušavaju locirati vaše kontakt informacije, pobrinite se da vaša web stranica i marketinški materijali budu jednostavni za korišćenje i informativni. Pobrinite se da proces inicijalnog povezivanja klijenata i vas bude jednostavan, kako bi se klijenti osećali sigurno od samog početka. Kontaktirajte nas putem [email protected] — Legalistik vam može pomoći kod izrade web stranice, ali i kod prisutnost na socijalnim mrežama

Pojasnite stavke na računu

Zapamtite da su računi važni u komunikaciji sa klijentima. Jasno navedite i definišite sve usluge koje ste naveli u računu, kako bi klijenti mogli videti puni obim vrednosti koju pružate, čak i ako im se ne naplaćuje za to i uključite detaljne beleške kako biste osigurali da vaši klijenti razumiju za šta im se naplaćuje – posebno ako ranije nisu radili sa advokatom.

Ostavite profesionalan utisak

Kada se radi sa klijentima, iskazivanje profesionalnog, ljubaznog, strpljivog i empatičnog ponašanja će podstaći poverenje i produktivan odnos. Održavajte razgovor primerenim izbegavanjem tema poput politike ili religije. Nikada ne delite poverljive informacije putem društvenih mreža i ne nazivajte se “stručnjakom”. Ove smernice se također primenjuju na korespondenciju putem email pošte, koju pre slanja treba temeljno proveriti i urediti.

Tražite povratnu informaciju od klijenta

Konačno, tokom saradnje klijenta sa vašom kancelarijom, ne zaboravite da dobijete povratne informacije od njih. Bez obzira koliko mislite da je dobra komunikacija s vašim klijentom, verovatno postoji prostor za poboljšanje. Međutim, nećete znati šta treba promeniti osim ako to ne zatražite kao povratnu informaciju od klijenta.

Zaključak

Efikasna komunikacija sa klijentima je ključna za uspeh vaše advokatske kancelarije. Pozitivno iskustvo klijenta, dobre recenzije i više potencijalnih preporuka za vašu advokatsku kancelariju su rezultat poboljšane komunikacije.

I poslednji savet! Nemojte se bojati koristiti tehnologiju, isprobati nove servise i alate. Nećete verovati koliku će to razliku napraviti, a ušteda vremana i veći uspeh je zagarantovan.

Unapredite odnos sa strankama uz bazu klijenata, online rezervacije termina, pogledajte cenama paketa ili zakažite prezentaciju.